Ordeningsprincipes

Eieren zoeken

Ook wel eens gezocht naar de toastjes in de supermarkt, de eieren of de pijnboompitten?

Je kunt je laten verleiden door aanbiedingen in de winkel als je niet precies weet wat je nodig hebt. Maar zoek je specifieke producten, dan ben je overgeleverd aan de logische indeling van de supermarkt. Neem nou de eieren. Als je de winkel vaak bezoekt, dan weet je waar ze staan en loop je er zo naartoe. Maar zijn ze verplaatst of ben je nieuw in de supermarkt? Dan zijn ze moeilijk te vinden en blijken ze bij navraag op een niet zo voor de hand liggende plaats te staan. Want de eieren staan meestal niet bij de kip-, zuivel- of bakproducten, om maar wat plekken te noemen die ikzelf heel logisch vind.

Ik moest hier laatst aan denken toen cabaretier Tim Fransen op de radio een stukje voorlas uit zijn nieuwe boek. Hij maakte zich druk over het verplaatsen van zijn geliefde Pink Lady-appels, die hij niet meer kon vinden op hun vertrouwde plek in het schap bij de andere appelen. Ook de biologische bananen waren verdwenen. Ze bleken verhuisd te zijn naar de afdeling Biologische producten. Tot dusver had hij gedacht dat de indeling van de supermarkt gebonden was aan een natuurlijke categorisering waar niet aan te tornen viel: fruit bij fruit, groente bij de groente etc. Een ordening die in beton is gegoten en die er altijd al is geweest. En definitie van fruit leek hem ook nogal logisch. Nu besefte hij dat er eigenlijk oneindig veel manieren zijn om producten te categoriseren, namelijk op alfabet, op kleur, in staat van rijpheid of op het geluid dat de producten maken als je ze op de grond gooit of op het gevoel dat je eraan over houdt als je ze ophebt… De supermarkt zou in feite van alles kunnen verzinnen om de producten te categoriseren en op een logische manier te ordenen.

Kleine flesjes
Ordening op basis van grootte …

In mijn werk als informatie adviseur staat ordenen en vindbaar maken ook centraal. Ik moet me verplaatsen in een (toekomstig) persoon die informatie zoekt. In feite moet ik al weten waarnaar die persoon zoekt en hóe die zoekt. Met een bepaalde categorisering en zoektermen moet de informatie vindbaar gemaakt worden. In tegenstelling tot fysieke winkels zijn er in de digitale wereld vele malen meer mogelijkheden om iets vindbaar te maken: met metadata, filters, thesauruslijsten en fulltext zoeken kunnen we mensen helpen aan specifieke producten of diensten. Digitaal kun je producten op meerdere plaatsen zetten zodat je het vanuit meerdere invalshoeken kunt benaderen en vinden.

Dat is lastig met fysieke koopwaar, alhoewel ook supermarkten producten op meerdere plekken neerzetten: de speciale Italiaanse toastjes zie je op wel drie verschillende plaatsen: bij de verse smeersels, bij een speciale borrelstand én bij de toastjes.

Een zekere ordening en categorisering zijn noodzakelijk in een winkel. Zo kunnen we vlotjes langs de schappen manoeuvreren en gangpad na gangpad onze wagentjes volgooien. Maar eigenlijk houden we niet van zoeken, we willen zo snel mogelijk vínden. Hier speelt de supermarkt handig op in met kant-en-klaarmaaltijden en groentepakketten met 1 appel, 1 prei, 1 winterpeen en 1 takje selderij. 

Alle categorieën handzaam bij elkaar in één ‘gemakszak’…

Ook de kookliefhebbers hoeven niet te zoeken: de supermarkt zet rookworsten, puree en boerenkool alvast bij elkaar, zodat je niet langs verschillende schappen hoeft (en er dan pas achter komt dat het product al is uitverkocht). Ook in de digitale wereld krijg je suggesties en weet de zoekmachine vaak al heel goed waarnaar je op zoek bent.

Maar of we nou digitaal zoeken of in een winkel, alles moet op de een of andere manier vindbaar gemáákt worden. Iemand moet nadenken over de presentatie en ordening in de winkel en iemand moet nadenken over de klant en hoe die zoekt in een systeem of op internet. Een klant moet kunnen vinden, zonder al te veel gezoek. Voor mij is dat een uitdagende puzzel!

Heleen

 

Aftellen

Noord/Zuidlijn
Aftelbord Noord/Zuidlijn

Elke keer als ik een werklocatie van de Noord/Zuidlijn in Amsterdam binnenstap, word ik geconfronteerd met grote aftelborden: nog zoveel dagen, uren, minuten en seconden tot 22 juli 2018… dan gaat de Noord/Zuidlijn rijden!

Natuurlijk, al vele jaren werken we hier naartoe en kijken we ernaar uit. Een hele spannende datum. Zouden we het halen? Wat moet er nog allemaal gebeuren voor die tijd? Hoe zal die dag eruit zien? En wat gebeurt er daarná?

Aftellen is spannend, je verheugt je ergens op en de spanning bouwt zich op tot het moment dáár is. Aftellen deed je als kind als je jarig was, Sinterklaas in aantocht was, de grote vakantie in zicht was en je – als katholiek kind – dagelijks een deurtje van de adventskalender mocht openen. Ook in de vastentijd was het aftellen geblazen. Na 40 dagen boterham-met-tevredenheid snakte je naar wat snoepgoed en was je blij dat Pasen in aantocht was. En op 31 december tellen we massaal af naar een nieuw jaar vol geluk en voorspoed.

Als kind heb je weinig zorgen, je streept de dagen weg en geniet alvast van de voorpret. Het enige nadeel van wachten is dat het zo lang duurt. De dagen kruípen voorbij en het schiet maar niet op. Zo niet bij de Noord/Zuidlijn. Daar gaat de tijd véél te snel! Telkens als je langs die tijdklok loopt denk je: nog zo weinig dagen? Zal de datum inderdaad gehaald worden?

Het lijkt nogal overmoedig, deze aftelborden ophangen terwijl het nog niet zeker is of deze datum gehaald wordt. Het voelt een beetje als een tikkende tijdbom die op tijd ontmanteld moet worden. Niet als iets waar je je op verheugt of naar uit kijkt.

Ook vandaag verschenen er weer zorgelijke berichten over de haalbaarheid van 22 juli. Er zijn nog een hoop problemen die voor die tijd verholpen moeten worden. Of dat gaat lukken? Dat weten we nog niet. De directeur van de Noord/Zuidlijn, die dagelijks langs de tijdklok loopt, lijkt zich niet erg druk te maken. Ik heb er dan ook alle vertrouwen in.

Eén ding is zeker, de metro gaat hoe dan ook rijden en 22 juli is de historische datum van de eerste rit. Deze datum markeert óók het aflopen van een enorm project. Samenwerkingsverbanden zullen verdwijnen, projectmedewerkers vertrekken en prachtige werklocaties worden gesloten. Maar zo ver is het nog niet, ook ná 22 juli moet er een hoop gebeuren. Onze tijdklok loopt nog even door (HH).

E-mailarchivering

Enkele jaren geleden was ik op een congres op een boot in de havens van Rotterdam. Een Amerikaan met indrukwekkend cv en dito reputatie voorspelde daar dat we over een paar jaar niet meer zouden mailen. Op de universiteit waar hij werkte, mailden studenten al niet meer. Ze communiceerden op andere manieren, maar niet meer via e-mail.

Ik zette wel wat vraagtekens bij die stelling. Whatsappen deden we nog niet op grote schaal maar werd misschien wel belangrijker. E-mail was toch een handig medium, redelijk snel  en een goede vervanger van papier.  En in mijn omgeving werd er nog heel wat afgemaild. Ik kon me er dus niks bij voorstellen, niet meer e-mailen. Maar ja, in 1999 konden we ons ook niet voorstellen dat we niet meer zonder smartphone zouden kunnen, dus wie weet wat er allemaal verandert in de toekomst.  Kijk nog eens naar de hilarische filmpjes over de mobiele telefoon:

Vorig jaar volgde ik de zomersummerclass “Quit e-mail” bij mijn collega’s van de Gemeente Amsterdam. Ook alweer een pleidooi om niet te mailen. Maar in deze masterclass ging het vooral om het tegengaan van overbodige e-mail (iedereen in de cc, een mail sturen terwijl je naast iemand zit etc…) Dus ja, het zou kunnen dat we in de toekomst minder gaan mailen of helemaal niet meer mailen, want die volle mailboxen zijn een ergernis. Maar hoe zouden we dan communiceren? Mensen willen toch alles nog ‘op papier’ hebben, wat tegenwoordig nog betekent: ‘zet het op de mail, dan ligt het vast’. Bij de vluchtige social media lijkt me dat lastig. Ik hou me dus voorlopig nog bezig met het vastleggen van de inhoud van die mailboxen. We stellen kaders en richtlijnen op, ontwikkelen een tool om e-mails in bulk op te slaan en helpen collega’s bij het opruimen en selecteren van wat vastgelegd moet worden. Lees meer daarover in het interview dat vorige maand op het intranet van Gemeente Amsterdam verscheen:

Wie weet hoeven we in de toekomst niets meer handmatig te archiveren, dan worden al onze gesprekken, chats en tweets automatisch vastgelegd. Dan kunnen we alle relevante info uit onze tweets en appjes “minen” met algoritmen. Datascientists hebben we dan nodig. We hebben het dan over ‘datamining’, waar Hugo de volgende blog over mag schrijven… (HH).