Tag Archives: E-mailarchivering

  • 0

E-mailarchivering

Tags : 

Enkele jaren geleden was ik op een congres op een boot in de havens van Rotterdam. Een Amerikaan met indrukwekkend cv en dito reputatie voorspelde daar dat we over een paar jaar niet meer zouden mailen. Op de universiteit waar hij werkte, mailden studenten al niet meer. Ze communiceerden op andere manieren, maar niet meer via e-mail.

Ik zette wel wat vraagtekens bij die stelling. Whatsappen deden we nog niet op grote schaal maar werd misschien wel belangrijker. E-mail was toch een handig medium, redelijk snel  en een goede vervanger van papier.  En in mijn omgeving werd er nog heel wat afgemaild. Ik kon me er dus niks bij voorstellen, niet meer e-mailen. Maar ja, in 1999 konden we ons ook niet voorstellen dat we niet meer zonder smartphone zouden kunnen, dus wie weet wat er allemaal verandert in de toekomst.  Kijk nog eens naar de hilarische filmpjes over de mobiele telefoon:

Vorig jaar volgde ik de zomersummerclass “Quit e-mail” bij mijn collega’s van de Gemeente Amsterdam. Ook alweer een pleidooi om niet te mailen. Maar in deze masterclass ging het vooral om het tegengaan van overbodige e-mail (iedereen in de cc, een mail sturen terwijl je naast iemand zit etc…) Dus ja, het zou kunnen dat we in de toekomst minder gaan mailen of helemaal niet meer mailen, want die volle mailboxen zijn een ergernis. Maar hoe zouden we dan communiceren? Mensen willen toch alles nog ‘op papier’ hebben, wat tegenwoordig nog betekent: ‘zet het op de mail, dan ligt het vast’. Bij de vluchtige social media lijkt me dat lastig. Ik hou me dus voorlopig nog bezig met het vastleggen van de inhoud van die mailboxen. We stellen kaders en richtlijnen op, ontwikkelen een tool om e-mails in bulk op te slaan en helpen collega’s bij het opruimen en selecteren van wat vastgelegd moet worden. Lees meer daarover in het interview dat vorige maand op het intranet van Gemeente Amsterdam verscheen:

Wie weet hoeven we in de toekomst niets meer handmatig te archiveren, dan worden al onze gesprekken, chats en tweets automatisch vastgelegd. Dan kunnen we alle relevante info uit onze tweets en appjes “minen” met algoritmen. Datascientists hebben we dan nodig. We hebben het dan over ‘datamining’, waar Hugo de volgende blog over mag schrijven… (HH).


Recente berichten

Ordeningsprincipes

Aftellen

Performance assessments

Wat zoekt u?

Tweets