Kunt u documenten makkelijk terugvinden? Kunt u belangrijke e-mails terugvinden? Medewerkers zijn vaak veel tijd kwijt met het zoeken naar documenten. Die tijd is beter te besteden als u uw documentmanagement op orde brengt.
In veel organisaties is het terugvinden van documenten (zoals e-mails) een groot probleem. De grote hoeveelheid documenten die we produceren maakt het ook lastig om informatie weer terug te vinden. Werknemers vertrekken, mailboxen worden afgesloten, en weg is de informatie…
Goed documentbeheer is cruciaal binnen iedere organisatie. Werknemers moeten ervan op aan kunnen dat ze in de juiste versie van een document werken, dat ze de juiste versie doorsturen en dat documenten eenduidig worden opgeslagen en makkelijk terug te vinden zijn. Problemen bij het terugvinden van documenten leveren tijdverspilling en frustratie op bij de gebruiker en kunnen financiële en bedrijfsmatige risico’s opleveren voor bedrijven, overheden en (project-) organisaties. Veel organisaties worstelen met e-mailarchivering. Hoe pak je dat aan? Wat archiveren we precies en wie gaat dat doen? Hoe stellen we kaders en richtlijnen op voor e-mail.
Snel inzicht en overzicht in uw documentmanagement? Samen met u brengen wij uw documenthuishouding in kaart, maken wij een analyse van de huidige stand van zaken en geven wij u aanbevelingen voor vervolgstappen en eventuele verbeteringen.
Heeft u hulp nodig bij het schrijven van een documentbeheerplan, het inrichten van workflow, versiebeheer of het opstellen van bewaartermijnen? Of wilt u het gebruik van uw documentmanagementsysteem bevorderen, maar weet u niet hoe u dit aan moet pakken? Ook hierbij kan Let’s Inform u helpen. Door onze jarenlange expertise op gebied van documentbeheer en documentmanagementsystemen in verschillende organisaties, kunnen wij u uitstekend adviseren over hoe u uw documenthuishouding op orde kunt brengen of uw systemen kunt verbeteren.
Wij hebben ervaring met samenwerkingsomgevingen zoals Sharepoint en Confluence en met verschillende documentmanagementsystemen zoals eDocs (Hummingbird), Docbase en Decos / Join. Ook kunnen wij u adviseren over digitaal archiveren, records management en zaakgericht werken. Let’s inform biedt de volgende diensten aan:
- Advisering over uw documenthuishouding en documentmanagement
- Inrichtings- en implementatieprojecten
- Trainingen en begeleiding van medewerkers bij het gebruik van documentmanagementsystemen (DMS)
Onze klanten
Wij werken voor (o.a.) de Noord/Zuidlijn, Amstelveenlijn en Uithoornlijn in opdracht van de gemeente Amsterdam.
Neem contact met ons op voor meer informatie of voor een vrijblijvende offerte.